事務局代行の料金はどう決まる？見積もりの内訳と追加料金を解説

事務局代行の料金は、基本料金の安さだけでは比較できません。同じ業務範囲・件数・運営期間で、初期費用から終了後の精算までの総額を比べることが大切です。この記事では、キャンペーン事務局の見積もりを中心に、固定料金・従量料金・実費の見方と、追加料金の確認方法を解説します。

公開料金の一例として、うるるBPOは基本料金10万円、回線設置1万円から、応募はがきのデータ入力1件11円からを掲載しています。ただし、掲載表だけでは基本料金の対象期間や税込・税別を確認できません。案件全体が10万円で収まるという意味ではないため、適用条件と総額は個別の見積もりで確認してください。[1]

事務局代行の料金は業務範囲と対応件数で決まる

事務局代行の見積もりは、固定料金、従量料金、実費に分けると整理しやすくなります。すべての会社がこの3区分で請求するわけではなく、「基本料金」「初期費用」「運営管理費」「作業料金」など、名称や組み合わせは会社ごとに異なります。

名称だけを見ても、料金に含まれる作業までは分かりません。まずは、それぞれの項目が何に対する費用なのかを確認します。

料金区分	主な対象	見積書で確認する内容
固定料金	事務局の立ち上げ、管理者の配置、マニュアル作成、定例報告	初回のみ・月額・案件全体の別、対象業務、契約期間、修正回数
従量料金	応募受付、問い合わせ、データ入力、郵送など	1件の定義、料金に含む件数と集計期間、超過単価、最低発注数
実費	送料・資材費など、契約上、実額で精算する項目	概算か確定額か、精算方法、別途手数料、税区分

一般事務を支援するオンライン型の事務代行には、契約時間に応じた月額プランもあります。[2] 一方、応募受付や抽選、景品発送を含むキャンペーン事務局では、必要な工程と件数を伝えて見積もりを確認します。一般事務の月額料金を、そのままキャンペーン運営全体の相場として扱わないようにしましょう。

月額制と案件単位の見積もりでは、料金の考え方が異なります。同じ金額だけを並べるのではなく、契約期間や含まれる作業まで見て比べることが欠かせません。

毎月または案件ごとに発生する固定料金

固定料金の対象例には、事務局の準備や運営管理があります。運営責任者の配置、作業手順の整理、マニュアル作成、研修、日報や月報の作成などのうち、どこまで含むかは契約によって異なります。初期費用と毎月の管理費を分け、同じ作業を重複して計上していないか確認しましょう。

見積書に「基本料金一式」と書かれている場合は、何が含まれているのかを細かく確認します。事務局を立ち上げるまでの準備費用だけなのか、運営期間中の管理費まで含まれるのかによって、同じ基本料金でも内容は大きく変わるためです。

主な確認項目は次のとおりです。

• 事務局を始めるための準備
• 管理者や責任者の配置
• 運営マニュアルとFAQの作成
• 定例会や進捗報告
• 最終レポートの作成
• マニュアルやFAQを修正できる回数

固定料金は、応募や問い合わせが少なければ発生しない費用ではありません。応募が100件でも1万件でも、窓口の準備や担当者への研修は必要です。

そのため、件数が少ない案件では、固定料金が見積総額に占める割合が高くなります。

対応件数によって変わる従量料金

従量料金は、実際に処理した件数や作業時間に応じて増える費用です。応募データ1件、問い合わせ1件、電話対応1件、郵送物1通、作業時間1時間など、会社ごとに課金の単位が決められています。

うるるBPOの公開例では、氏名、郵便番号、住所、電話番号の4項目を入力する応募はがきのデータ入力が、1件11円からと案内されています。ただし、入力項目数や確認方法まで統一された業界共通の料金ではありません。他社の見積もりへ、そのまま当てはめることはできません。[1]

従量料金を見る際は、基本料金に含まれる件数と、その集計期間を確認します。たとえば「500件まで含む」という仮の条件でも、毎月500件なのか、案件全体で500件なのかで超過分が変わります。月ごとの未使用枠を翌月へ繰り越せるか、1件目から課金する項目が別にあるかも確認してください。

次の点を確認すると、料金の計算方法を把握しやすくなります。

• 何を1件と数えるのか
• 基本料金に何件まで含まれるのか
• 上限を超えた後の単価はいくらか
• 同じ問い合わせへの再対応を別件と数えるのか
• キャンセルや無効応募も処理件数に含むのか

特に注意したいのは「1件」の定義です。メールの受信1通、返信1通、解決までの一連の対応では、同じ問い合わせでも計上数が変わります。電話なら通話時間の上限や折り返しの扱いも確認し、各社の単価と自社の想定件数を同じ単位で掛け合わせます。

送料やシステム利用料などの実費

実費の項目では、外部へ支払った額などを、どの資料に基づいて精算するのか確認します。送料や資材費が実費扱いになる一方、回線・システム・倉庫保管料は月額料金や作業料金として設定される場合もあります。費目の名前だけで実費と決めず、契約上の課金方法を見てください。

うるるBPOの公開例では、DMなどの発送費は実費とされています。[1] ただし、見積書に「実費」とだけ書かれていても、運賃だけを指すのか、封入、宛名印字、ラベル貼付、資材、発送管理まで含むのかは分かりません。

実費として記載された項目は、次の内容まで確認します。

• 見積金額と実際の請求額を、どの時点で精算するか
• 実費に管理手数料や取扱手数料が加わるか
• 送料に代行会社の割引契約が適用されるか
• 梱包資材を自社から支給できるか
• 未使用の資材や余った景品を返却する費用
• 税込と税別のどちらで表示されているか

送料や資材費は、事務局の運営中に確定するケースもあります。稟議を通す際は、見積金額だけでなく、実費の上限や予備費も含めて考える必要があります。

事務局代行の見積もりに含まれる主な料金項目

事務局代行の料金を確認する際は、見積総額を作業工程ごとに分けて見ます。たとえば抽選型のキャンペーンでは、開始前の準備から応募受付、抽選、当選連絡、景品発送、集計までがつながります。全員配布やデジタル景品など、企画によって不要な工程や別に必要な作業もあります。

すべてをまとめて任せる会社もあれば、問い合わせやデータ入力だけを依頼する会社もあります。総額だけではなく、どの工程からどこまでが含まれているのかを確認しましょう。

事務局の立ち上げと運営管理にかかる料金

事務局の立ち上げ料金には、依頼内容を実際の作業手順へ落とし込むための費用が含まれます。具体的には、誰が何を担当するのか、どの質問まで代行会社が回答するのか、例外が起きたときは誰へ連絡するのかといったルールを決める作業です。

問い合わせ窓口を設ける案件では、応募条件、対象商品、実施期間、景品内容、個人情報の扱い、当選発表の方法を整理します。担当者によって回答が変わらないように、マニュアルやFAQも準備しなければなりません。

立ち上げ時に確認する内容は次のとおりです。

• 作業の流れとスケジュール
• 担当者と承認者の役割
• 運営マニュアルとFAQ
• 判断が難しい問い合わせの連絡先
• 日報、週報、最終レポートの形式
• 研修やテストの回数

自社ですでにマニュアルを作っている場合でも、代行会社の設備や担当体制に合わせた調整が必要です。資料を渡すだけで、立ち上げ料金がなくなるとは限りません。

問い合わせ対応にかかる料金

問い合わせ対応の料金は、窓口の種類、受付時間、想定件数、回答内容の複雑さによって変わります。メールだけを受け付ける窓口と、電話、メール、問い合わせフォーム、SNSを組み合わせる窓口では、必要な人員や設備が異なるためです。

電話窓口では、回線の準備、電話番号の発行、担当者の配置、通話履歴の記録が必要です。メール窓口なら、専用アドレスの設定、返信文の準備、対応履歴の共有方法を決めます。

SNSのダイレクトメッセージを使う場合は、アカウントへアクセスできる人や、返信する時間帯も決めなければなりません。

同じ問い合わせ対応でも、内容を聞いて自社へ引き継ぐだけなのか、代行会社が回答まで終えるのかで金額は変わります。商品不良、応募条件の例外、当落に関する異議など、自社の判断が必要な内容は、引き継ぐ基準を決めておきます。

見積もりでは、問い合わせ1件の数え方、基本料金に含まれる件数、回答期限、対応履歴の受け取り方まで確認しましょう。

データ入力や集計にかかる料金

データ入力の料金は、件数だけで決まるわけではありません。1件あたりの入力項目、元データの状態、入力後の確認方法、納品するファイル形式によって、必要な作業時間が変わります。

氏名とメールアドレスだけを入力する作業と、はがきから住所、電話番号、購入商品、アンケート回答を読み取る作業では、同じ1件でも手間が異なります。

見積もりを依頼するときは、次の条件を伝えます。

• 入力する項目数
• Webフォーム、はがき、レシート画像などの元データ
• 手書き文字の有無
• 1人が入力するのか、2人の入力結果を照らし合わせるのか
• 重複応募や入力漏れをどこまで確認するのか
• 納品するファイル形式
• 集計表やグラフの作成範囲

「データ入力一式」とだけ書かれている場合、入力後の確認や重複削除まで含まれるのか判断できません。入力、確認、修正、集計を分けてもらうと、料金の根拠が分かりやすくなります。

個人情報を扱う案件では、データの受け渡し方法や削除時期も作業範囲に含めます。

連絡や事務処理にかかる料金

事務局では、応募者や参加者への連絡、関係会社との日程調整、書類の作成など、件数だけでは見えにくい作業も発生します。受付完了メール、当選通知、書類の不備連絡、未返信者への再連絡、対応履歴の整理などです。

同じメール連絡でも、一斉送信と個別送信では手間が違います。応募者ごとに内容を変える場合は、送信前の確認にも時間がかかります。

また、メールが届かなかったときに再送するのか、期限までに返信がない人へ何回連絡するのかによって、作業量が増えていきます。

見積もりでは、次の内容を確認します。

• 連絡する対象者数
• メール、電話、郵送などの連絡方法
• 連絡する回数
• 再連絡の回数
• 連絡文を作る担当者
• 配信結果や対応履歴の報告方法

当選者や参加者の選定は自社が行い、連絡だけを代行会社へ任せる方法もあります。誰が判断し、誰が連絡するのかを分けることで、料金と責任範囲が分かりやすくなります。

郵送や発送業務にかかる料金

郵送や発送では、送料だけでなく、封入、封かん、宛名印字、ラベル貼付、梱包、出荷データの作成、配送状況の確認、戻り品の管理などにも料金がかかります。

景品や郵送物を預ける場合は、保管料も確認が必要です。サイズや数量が確定していない段階では、保管料や資材費が概算で提示されることもあります。

見積もりを依頼する際は、次の情報を共有します。

• 発送する数量
• 景品や郵送物のサイズと重量
• 発送予定日
• 梱包資材を用意する会社
• 配送方法
• 配送先の地域
• 不在や住所不明で返送された場合の処理
• 再発送する回数と費用負担

発送単体の料金だけで判断すると、事務局から発送会社へデータを渡す作業や、戻り品への対応が別料金になることがあります。

キャンペーン事務局として依頼する場合は、応募受付から発送後の報告まで、作業が途切れずにつながるかも見ておきましょう。

事務局代行の料金が変わる主な条件

事務局代行の料金を大きく左右するのは、対応件数、運営期間、問い合わせ窓口、受付時間、個人情報を扱うための管理体制です。

同じ作業名でも、応募が少しずつ届く案件と、締切直前に一気に集まる案件では、必要な担当者数が変わります。総件数だけではなく、1日あたりの最大件数まで伝えると、実際の運営に近い見積もりを受け取りやすくなります。

対応する件数

対応件数は、従量料金だけでなく、必要な人員数にも影響します。応募数、問い合わせ数、当選者数、発送件数は、それぞれ分けて見積もりましょう。

たとえば応募1万件・当選者100人で、1人につき荷物1個を初回発送する計画なら、初回の発送数は100個です。複数個口、住所不備による再発送、デジタル景品の配信では数え方が変わります。応募者数・当選者数・発送個数を同じ数字として扱わず、それぞれの単位を明記しましょう。

件数は、次の3段階で整理すると伝えやすくなります。

• 少なかった場合の件数
• 標準として見込む件数
• 想定を上回った場合の件数

過去のキャンペーン実績、対象商品の販売数、広告の配信予定、SNSアカウントのフォロワー数などを参考にします。初めて実施するため根拠が十分でない場合は、確定値ではなく試算であることも伝えます。

総件数に加えて、1日あたりの最大件数も共有してください。締切前に応募が集中する案件では、短期間だけ担当者を増やす費用が加わることもあります。

事務局を運営する期間

運営期間が長くなると、担当者を配置する日数や、電話回線、システム、保管場所を使う期間も延びます。

ただし、見積もりに含めるのは応募受付期間だけではありません。開始前の準備や、締切後の抽選、発送、戻り品対応、最終報告にも時間がかかります。

キャンペーン事務局では、次の期間を分けて伝えます。

• マニュアル作成や研修を行う準備期間
• 応募や問い合わせを受け付ける期間
• 抽選や当選者確認を行う期間
• 景品を発送する期間
• 戻り品や再発送へ対応する期間
• 最終レポートを作成する期間

応募期間が1カ月でも、準備から最終報告まで含めると、事務局の稼働期間はさらに長くなります。開始日と終了日だけではなく、工程ごとの期限まで伝えましょう。

短期間の案件だからといって、必ず安くなるわけではありません。準備期間が短い場合は、担当者を急いで確保するための費用が加わるケースもあります。

電話やメールなどの対応方法

問い合わせ方法を増やすと、窓口ごとに準備と運営が必要です。電話、メール、問い合わせフォーム、FAX、SNSでは、使う設備も、担当者に求められる知識も異なります。

電話対応では、回線費、担当者の稼働時間、通話料、録音、折り返し対応などを確認します。メール対応なら、返信文の作成、個別回答の範囲、受信件数のまとめ方を決めます。

複数の窓口を設ける場合は、電話とメールで回答内容が食い違わないように、履歴をまとめて管理する仕組みも必要です。窓口の追加料金だけでなく、情報を共有するための作業まで見積もりに含まれているかを確認します。

外国語での対応、クレームの二次対応、商品知識が必要な説明まで任せる場合は、対応できる担当者を配置できるかも見ておきましょう。

対応する曜日と時間帯

平日の日中だけを受け付ける事務局と、土日祝日や夜間にも対応する事務局では、人員の組み方が異なります。受付時間が長くなれば、交代する担当者や管理者の待機も必要です。

見積もりを依頼するときは、次の条件を伝えます。

• 営業日
• 受付開始時刻と終了時刻
• 土日祝日の対応
• 年末年始などの休業日
• 問い合わせへの回答期限
• 緊急連絡を受け付ける時間帯

受付時間外に届いたメールを翌営業日に返す運用と、営業時間外でも当日中に返す運用では、必要な体制が変わります。

「24時間受付」と書かれている場合も注意が必要です。問い合わせフォームからいつでも送信できるだけなのか、担当者が24時間回答するのかで意味が異なります。

キャンペーン公開直後や締切前だけ受付時間を延ばす場合は、対象日と必要な担当者数をあらかじめ伝えます。

個人情報管理などで必要になる運用体制

応募者の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを扱う案件では、個人情報を安全に管理するための仕組みが必要です。

取り扱うデータの内容・量やリスクに応じて、アクセス権限、受け渡し方法、作業場所の管理、操作履歴、削除などの方法を確認します。必要な安全管理を削って価格だけを下げるのではなく、標準料金に含む対応と、個別の環境整備などで別料金になる対応を分けて見積もってもらいましょう。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データの取扱いを委託する場合、委託先への必要かつ適切な監督が求められています。具体的には委託先の選定、契約、取扱状況の把握が挙げられています。再委託についても、事前の報告や承認などを通じて、相手先・業務内容・取扱方法を把握する運用を確認しましょう。[3]

見積もりでは、次の項目を確認します。

• 個人情報を扱う場所
• データへアクセスできる担当者
• 自社と代行会社のデータ受け渡し方法
• 再委託の有無と対象作業
• データの保管期間と削除方法
• 事故が起きた場合の報告手順
• 監査や運用確認への対応

プライバシーマークやISMSなどの認証は、管理体制を比べる材料になります。ただし、認証を取得しているだけで、個別案件の安全が保証されるわけではありません。

認証の有無と合わせて、今回の案件でどのようにデータを扱うのかを確認します。プライバシーマーク制度は、個人情報を保護する体制を整備している事業者等を評価し、マークの使用を認める制度です。[4]

見積もり後に追加料金が発生しやすいケース

追加料金は、見積もりの前提を超えたときや、開始後に作業内容を変えたときに発生する可能性があります。何が追加に当たるかは契約によるため、見積書の注記や除外事項も確認します。

見積書を受け取った段階で、何をすると追加料金になるのか、どのように金額を計算するのか、いつ自社へ連絡が来るのかを確認しましょう。

見積額と、契約上の支出上限は同じとは限りません。予算に近づいた時点の報告、追加作業の範囲・金額・納期の提示、自社の承認、実施記録、精算という流れを決めます。緊急の問い合わせ対応については、承認者不在でも対応できる範囲と金額上限を別に合意し、連絡が取れないときの引き継ぎ先も用意しましょう。

想定していた対応件数を超えた場合

応募や問い合わせが契約上の件数枠を超えると、超過分の従量料金や増員費が発生する場合があります。単なる予測件数なのか、料金に含まれる件数の上限なのかを区別してください。

契約に含まれる上限が分からなければ、何件目から追加料金になるのか判断できません。たとえば、問い合わせ500件までが基本料金に含まれる場合は、501件目以降の単価を確認します。

短期間に問い合わせが集中し、追加の担当者を配置する場合は、1件ごとの料金とは別に、人員を手配する費用が加わるかもしれません。こうした条件も、見積もりの段階で確認します。

追加料金を管理するために、次のルールを決めます。

• 基本料金に含まれる件数
• 超過後の1件単価
• 件数を集計する時点
• 上限へ近づいたときの報告方法
• 担当者を増やす条件
• 追加費用を承認する担当者

「想定件数を超えた場合は別途請求」とだけ書かれていても、最終的な金額は分かりません。計算方法と事前連絡のタイミングまで確認してください。

事務局の運営期間を延長した場合

応募締切やイベントの日程を変更すると、担当者、電話回線、システム、保管場所を使う期間も延びます。

延長料金が日単位、週単位、月単位のどれで計算されるのかを見ておきましょう。1日だけ延長しても、1カ月分の料金が発生する契約も考えられます。

運営期間の延長に伴って増える主な費用は次のとおりです。

• 管理者と作業担当者の稼働費
• 電話回線やメール窓口の維持費
• 応募システムの利用料
• 景品や郵送物の保管料
• 日報やレポートの追加作成費
• マニュアルや告知内容の修正費

応募期間の延長は、抽選、発送、問い合わせ窓口の終了日に影響することがあります。どの工程が変更になるかを確認し、追加料金の総額を出してもらいましょう。短期案件でも最低契約期間が設定されていれば、その期間分の料金が必要か確認します。途中終了・中止時の精算条件や解約の申出期限も契約前に確認してください。

対応時間や問い合わせ窓口を追加した場合

開始後に土日対応や夜間対応を追加すると、担当者の勤務時間を組み直したり、新しい担当者を確保したりする必要があります。

電話窓口を増やす場合も、回線を用意するだけではありません。電話番号の案内、マニュアルの更新、担当者への研修、問い合わせ履歴の共有方法まで見直します。

たとえば、メール対応だけで始めた後に電話対応を追加すると、通話時間以外の費用も増えます。電話で受けた内容をどこへ記録するのか、メール対応の担当者とどのように共有するのか、折り返しが必要な問い合わせを誰が判断するのかも決めなければなりません。

変更を依頼する際は、次の内容を文書でそろえます。

• 追加する窓口
• 対応を始める日
• 対応する曜日と時間
• 想定する件数
• 回答する範囲
• 既存窓口との情報共有方法

追加窓口をいつまでに申し込めば間に合うのかも確認します。直前の依頼では、担当者を急いで確保するための費用が上乗せされる場合があります。

開始後に業務内容を変更した場合

応募条件、審査基準、当選人数、景品などの変更は、追加料金を払えば自由に行えるものではありません。まず公表済みの規約や応募者への影響を確認し、必要に応じて自社の法務担当者等へ相談します。変更が可能と判断した場合に、マニュアル、システム、研修、案内文の修正範囲と費用を確認しましょう。

変更する項目が1つでも、複数の工程へ影響するケースがあります。

たとえば、応募対象の商品を追加すると、応募フォーム、対象商品一覧、審査マニュアル、FAQ、問い合わせへの回答、集計項目まで更新が必要です。変更内容を口頭だけで伝えると、どこかの工程で修正が漏れるおそれがあります。

変更時は、次の流れで進めます。

• 自社が変更内容と適用日を文書で伝える
• 代行会社が影響する作業と追加料金を整理する
• 自社が料金とスケジュールを確認する
• マニュアルやシステムを修正する
• 担当者へ共有してから新しい運用へ切り替える

基本料金の範囲内で変更できる回数と、それを超えた後の料金も確認してください。

再対応やイレギュラー業務が発生した場合

住所不備による戻り品、当選者からの返信遅れ、応募データの重複、メールの送信エラーなど、通常の手順では処理できない事案には再対応が必要です。

主な追加作業として、次の内容が挙げられます。

• 住所に不備がある人への確認
• 景品や書類の再発送
• 当選辞退後の繰り上げ対応
• 重複応募の確認
• 申告内容と応募データの照合
• クレームの二次対応
• 誤ったデータや案内文の修正

見積書では、再対応が基本料金に何回まで含まれるのかを確認します。

自社の元データの誤り、応募者の住所不備、代行会社の作業ミスなどでは、原因と契約上の責任範囲を確認します。原因だけで費用負担が自動的に決まるとは限りません。調査、修正、再発送に誰がどこまで対応するか、契約で合意した内容に沿って判断できるようにしておきましょう。

すべての例外を事前に洗い出すのは難しいものの、起こりやすい事案だけでも処理方法と判断する担当者を決めておけば、事務局が長時間止まってしまう事態を避けやすくなります。

キャンペーン事務局代行では見積もり範囲を確認する

キャンペーン事務局代行の見積もりでは、応募受付、問い合わせ、抽選、当選者対応、景品発送を分けて確認します。

「キャンペーン運営一式」と書かれていても、企画、広告、景品代、送料まで含まれているとは限りません。さらに、前の工程から次の工程へ誰がデータを渡すのかによって、料金や自社に残る作業も変わります。

応募受付まで含まれているか

応募受付には、データを受け取る作業だけでなく、応募条件を満たしているかを確かめる作業もあります。

Webフォーム、はがき、レシート画像、SNSでは確認方法が異なるため、応募形式を見積もりの段階で伝えます。

応募受付の範囲として確認する内容は次のとおりです。

• 応募フォームや私書箱の準備
• 応募データの受け取り
• 必須項目の確認
• 対象商品の購入確認
• 重複応募の確認
• 不備がある応募者への連絡
• 有効応募と無効応募の仕分け
• 抽選用データの作成

応募を受け取るだけの料金と、応募資格の確認まで含む料金は異なります。判断が難しい応募を誰が確認するのかも、あわせて決めておきましょう。

問い合わせ対応まで含まれているか

キャンペーン事務局への問い合わせは、応募方法、対象商品、応募完了の確認、景品、当選連絡、個人情報など、内容が多岐にわたります。

問い合わせを受け付けるだけなのか、回答まで代行会社に任せるのかを確認します。FAQに沿って代行会社が回答し、判断が必要な質問だけを自社へ引き継ぐ場合は、引き継ぎの基準も決めましょう。

主な確認項目は次のとおりです。

• 受付窓口
• 受付時間
• 回答期限
• 代行会社が回答できる範囲
• 自社へ引き継ぐ条件
• 対応履歴の記録方法
• 日報や週報に含める内容

料金へ影響するのは件数だけではありません。商品知識が必要な質問や、個別の判断を伴う相談が多い場合は、1件あたりの対応時間も長くなります。

見積もり前に、想定している問い合わせの例をいくつか共有しておくと、必要な体制を判断してもらいやすくなります。

抽選や当選者対応まで含まれているか

抽選を行う企画では、抽選作業だけでなく、対象データの準備、当選候補者の確認、当選連絡、返信確認、辞退者への対応まで、どの工程が料金に含まれるかを確認します。抽選を行わない企画なら、不要な工程を見積もりから外し、特典の付与条件を確認する作業などに置き換えます。

うるるBPOでは、機械によるランダム抽選と手作業による抽選を案内しており、発注企業の立ち会いにも対応しています。[1] 会社ごとに選べる方法が異なるため、希望する抽選方法を伝えて見積もりを取ります。

確認する内容は次のとおりです。

• 抽選対象データの作成
• 抽選方法
• 自社担当者の立ち会い
• 当選候補者の応募条件の再確認
• 当選メールや書類の作成
• 当選者からの返信確認
• 辞退者や未返信者への繰り上げ対応
• 当選者リストの納品

当選者数だけではなく、繰り上げ候補者を何人選ぶのかも処理件数に影響します。

景品発送との連携まで含まれているか

景品発送を別会社へ依頼する場合は、事務局から発送会社へ当選者データを渡し、発送結果や戻り品の情報を受け取る作業が必要です。

この連携が見積もりに含まれていなければ、自社が会社間のやり取りを担当することになります。

主な連携作業は次のとおりです。

• 発送用の当選者リスト作成
• 住所や氏名の形式調整
• 発送会社へのデータ受け渡し
• 出荷完了データの受け取り
• 配送状況の確認
• 戻り品と再発送の管理
• 問い合わせ窓口への情報共有
• 発送結果のレポート作成

事務局と発送会社の窓口が分かれている場合は、どちらが当選者へ連絡するのかも決めます。

送料や梱包料金だけでなく、データ連携、配送状況の確認、戻り品対応まで含めた金額を見て比べることが必要です。

事務局代行の見積もりを依頼する前に整理したい情報

正確な見積もりを受け取るには、複数社へ同じ条件を伝えます。会社ごとに説明内容が違うと、見積書に含まれる作業もそろわず、料金を正しく比べられません。

依頼する作業、件数、期間、窓口、自社との役割分担を1つの資料にまとめましょう。次の表を使い、各社からの回答を同じ項目でそろえると、安く見える理由が業務範囲の違いなのか、単価の違いなのかを確認できます。

比較する項目	各社へ共通で伝える条件	見積書で回答をもらう内容
業務・成果物	受付、条件確認、問い合わせ、抽選、発送、報告の担当範囲	料金に含む作業、対象外の作業、納品物と修正回数
期間・固定料金	準備開始から最終報告・データ処理終了までの日程	初期費用、月額費用、最低契約期間、日割り・延長・中止の条件
件数・超過分	少なめ・標準・多めの想定件数と、締切前などの集中時期	課金単位、含む件数、集計期間、超過単価、増員費
実費・税	発送個数、サイズ、配送先、資材支給などの条件	概算と確定額の別、精算方法、手数料、税込・税別
終了時の対応	戻り品の処理、残った景品の返却、データの納品・返却・削除	対象作業、対応期限、追加費用、完了を確認する資料
予算管理	社内予算、承認者、緊急時に対応できる範囲	追加費用の通知時点、承認方法、承認前に進める作業の限度

総額は「初期費用＋対象期間分の固定料金＋従量料金＋実費＋合意した追加作業費」で整理します。基本料金に含まれる作業を従量料金へ重ねて足さず、税抜・税込もそろえてください。未確定の項目は0円扱いにせず「要確認」と分けます。

たとえば仮の条件として、案件全体で問い合わせ500件まで含み、超過分が1件200円、実際の対象件数が700件なら、この項目の超過料金は「（700－500）×200＝40,000円」です。これは相場や実在サービスの料金ではなく、計算方法の例です。月ごとに枠を設ける契約なら月別に計算し、増員費や別の作業費が加わるかも確認します。

事務代行サービスを比較する場合も、最低利用時間、契約期間、初期費用、超過料金、土日や夜間の追加料金まで含めた総額の確認が必要とされています。[2]

依頼する業務範囲

依頼する業務は、「事務局運営一式」ではなく、工程ごとに書き出します。

応募受付から最終報告までを順番に並べ、それぞれを自社と代行会社のどちらが担当するのかを決めましょう。

主な工程は次のとおりです。

• キャンペーン条件の整理
• 応募規約やFAQの準備
• 応募受付
• 応募条件の確認
• 問い合わせ対応
• 抽選
• 当選連絡
• 景品発送
• 戻り品と再発送
• 集計とレポート

担当する会社だけでなく、最終判断を行う人も決めます。応募資格の例外やクレームなど、代行会社だけでは決められない内容を自社へ戻す流れも必要です。

納品するファイル、報告の頻度、データの保存期間まで伝えると、見積書に含まれる範囲が分かりやすくなります。

想定する対応件数

見積もりに必要な件数は、応募総数だけではありません。問い合わせ数、当選者数、発送数、再発送数も分けて伝えます。

過去の実績がある場合は、その数値を参考にします。初めて実施するキャンペーンなら、少ないケース、標準ケース、多いケースの3段階で見積もりを依頼すると比較しやすくなります。

主な項目は次のとおりです。

• 応募総数
• 1日あたりの最大応募数
• 有効応募と無効応募の想定数
• 問い合わせ総数
• 1日あたりの最大問い合わせ数
• 当選者数
• 景品発送数
• 再発送の想定数

予測値を確定した実績のように伝えず、何をもとに計算したのかも添えます。

標準ケースを超えた際の単価や、担当者を増やす条件まで確認すると、想定以上の反響があった場合の費用も把握できます。

運営期間と対応時間

運営期間は、応募開始日から終了日までではなく、準備から最終報告までを含めて伝えます。

担当者の研修やシステムの設定を始める日が決まっていなければ、事務局をいつ開設できるのか判断できません。

見積もり依頼時には、次の日程を共有します。

• キャンペーン内容を確定する日
• 事務局の準備を始める日
• 応募受付の開始日と終了日
• 抽選日
• 当選連絡日
• 景品発送日
• 問い合わせ窓口を閉じる日
• 最終レポートの納品日

対応時間については、平日の受付時間、土日祝日の対応、回答期限を伝えます。

公開直後や締切前に問い合わせが集中すると見込まれる場合は、その期間だけ担当者を増やす条件も共有しましょう。

必要な問い合わせ窓口

問い合わせ窓口は、連絡しやすさだけで増やすのではなく、問い合わせ内容と社内の確認体制を踏まえて決めます。

メールで回答できる内容が中心なら、電話窓口を設けない選択もあります。一方、応募者の年齢層や商品特性によっては、電話窓口が必要です。

窓口ごとに、次の条件を伝えます。

• 電話、メール、フォーム、FAX、SNSのどれを使うか
• 新しい問い合わせ先を用意するか
• 受付する曜日と時間
• 想定件数
• 1件あたりの想定対応時間
• 外国語対応の有無
• 録音や履歴保存の有無
• 自社へ引き継ぐ質問

複数の窓口を設ける場合は、問い合わせ履歴をどこへまとめるのかも決めます。

窓口を増やすと応募者の選択肢は広がりますが、準備費用や運営費用も増えるため、必要性を見ながら選びましょう。

自社で対応する業務と代行会社へ任せる業務

自社に残す業務と代行会社へ任せる業務は、作業量だけではなく、判断する権限も含めて分けます。

定型的な受付や入力を任せたとしても、キャンペーン条件の決定、法令の確認、例外対応の承認などは、自社に残るのが基本です。

自社で担当する業務の例は次のとおりです。

• キャンペーンの目的と予算の決定
• 応募条件や景品内容の承認
• ブランド表現の確認
• 法務や個人情報管理部門との調整
• 例外対応やクレームの最終判断

代行会社へ任せる業務としては、次の内容が挙げられます。

• 応募データの受付と整理
• マニュアルに沿った条件確認
• 定型的な問い合わせへの回答
• 抽選用データの作成
• 当選連絡と返信確認
• 発送会社とのデータ連携
• 対応件数の集計と報告

作業を細かく分ければ安くなるとは限りません。会社間のデータ受け渡しや、自社での確認が増えるため、連携にかかる時間と費用も見積もりへ含めます。

事務局代行会社を選ぶ前に当サイトの比較表を確認しよう

同じ見積金額でも、対応できる窓口、基本料金に含まれる件数、景品発送との連携、個人情報の管理体制は会社ごとに異なります。見積書の金額だけで決めず、自社に必要な作業へ対応できるかも確認しましょう。当サイトの比較表では、複数のキャンペーン事務局代行会社をまとめて比較できます。[5]

出典

• 株式会社うるるBPO「事務局代行、キャンペーン・イベントの事務局運営を格安に依頼」2026年9月17日確認
• アスピック「事務代行サービスの比較14選。料金目安や選び方は？」2026年9月17日確認
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン 通則編」2026年9月17日確認
• 一般財団法人日本情報経済社会推進協会「制度の概要」2026年9月17日確認
• キャンペーン事務局代行 徹底比較ガイド「キャンペーン事務局代行6社の比較表」2026年8月31日確認