景品発送代行はどこまで頼める？当選者データの受け渡しから不在返品まで解説

キャンペーンの当選者が決まった後も、賞品の検品や保管、当選者データとの照合、梱包、送り状作成、不在返品への対応が続きます。月30〜120件のプレゼント発送でも、複雑な封入や大型品の保管を理由に外注した企業事例があるほど、発送前後の作業は多岐にわたるためです。景品発送代行へ任せられる範囲に加え、発送完了までの流れ、賞品別の取扱条件、個人情報の渡し方、自社に残る判断業務まで整理します。

景品発送代行で任せられる業務

景品発送代行には、賞品の入庫、検品、保管から、仕分け、梱包、送り状作成、発送後の返送品管理まで依頼できます。ただし、賞品の調達や当選者への連絡を含むかどうかは会社ごとに異なるため、契約前の確認が欠かせません。

委託範囲を整理するときは、賞品が倉庫へ入ってから当選者へ届くまでを工程ごとに分けると把握しやすくなります。

工程	主な作業	発注時に確認する点
賞品準備	調達、入庫受付	調達から頼めるか、入庫日はいつか
入庫後	数量確認、検品、保管	どこまで検品するか、どの環境で保管するか
出荷準備	仕分け、セット組み、梱包	賞ごとの組み合わせ、同封物、資材
発送	送り状作成、宛先照合、出荷	配送方法、発送元名義、追跡の有無
発送後	配送確認、返送品受領、再発送	返送後の連絡と判断を誰が担うか

例えば、主催企業がA賞500個を倉庫へ納品し、代行会社が検品、保管、当選者リストとの照合、梱包、出荷までを担う流れが考えられます。500個は説明用の仮定です。賞品調達や問い合わせ窓口まで任せたい場合は、発送代行だけでなく、キャンペーン事務局業務の対応範囲も見比べます。

賞品の調達または入庫を受け付ける

賞品の準備方法は、自社で購入した品物を代行会社の倉庫へ送る方法と、購入や手配から依頼する方法に分かれます。

自社で用意する場合に伝える項目は、賞品名、商品コード、数量、箱数、1箱あたりの入数、納品元、入庫予定日です。複数のメーカーから別々に届く案件では、全数がそろったことを誰が確認するかも決めておきます。

調達から任せる場合は、希望商品、必要数、納期に加え、品切れ時に代替品を認めるかまで共有します。景品発送へ対応する会社でも、調達を扱っているとは限りません。問い合わせ時に自社支給か調達委託かを伝え、本発送分と予備在庫も分けて示すと、見積もりの前提を合わせやすくなります。

賞品を検品して保管する

入庫後は、届いた数量と賞品の状態を確かめ、発送日まで賞品に合った環境で保管します。

検品対象は、数量、品番、色、サイズ、外箱のつぶれ、汚れ、印刷不良、付属品の不足などです。「検品対応」と書かれていても、個数だけを数える会社と、外袋や印刷状態まで見る会社では作業内容が違います。

食品なら温度帯と賞味期限、高額賞品なら施錠できる保管場所、大型品なら倉庫スペースが判断材料です。不良品が見つかったときに作業を続けるのか、いったん止めて自社へ連絡するのかも決めておくと、判断待ちで発送が遅れる事態を避けられます。

賞ごとに仕分けて梱包する

複数の賞があるキャンペーンでは、当選者ごとに正しい賞品と同封物を組み合わせ、賞別の手順で梱包する工程が必要です。

保管場所から指定した賞品を取り出す作業をピッキングと呼びます。複数の商品や印刷物を組み合わせる作業は、物流会社でアッセンブリやセット組みと呼ばれています。

A賞には家電と当選通知書、B賞には食品と商品説明書、Wチャンス賞にはノベルティを入れるなら、3種類の作業手順が必要です。賞区分、賞品コード、同封物、箱や袋の種類を一覧にしておくと、完成状態を代行会社と共有しやすくなります。色やサイズが複数ある賞品では、商品写真も添えると取り違えの防止に役立ちます。

宛名を作成して発送する

確定した当選者データから送り状を作り、宛先と賞品を照合したうえで配送会社へ引き渡す工程です。

発送用データの主な項目は、当選者管理番号、氏名、郵便番号、住所、賞区分、賞品コードです。電話番号の要否は、配送方法と委託先の仕様によって変わります。

氏名だけで照合すると、同姓同名や似た氏名を取り違える原因になります。当選者管理番号と賞品コードをひも付け、ピッキング、梱包、送り状作成で同じ組み合わせを見る方法が現実的です。

発送元名義には、主催企業名、ブランド名、キャンペーン事務局名などを設定し、受取人が賞品だと判断できるようにします。実際に表示できる名称や文字数は委託先へ確認します。

追跡情報と発送結果を報告する

発送後に受け取る報告は、出荷件数だけでは足りません。追跡番号、未発送件数、返送状況、残在庫まで把握できる内容が必要です。

追跡番号を当選者管理番号とひも付けておくと、「賞品はいつ届くのか」という問い合わせを受けた際に対象の荷物を探しやすくなります。報告に含めたい項目は、発送日、発送件数、配送会社、追跡番号、発送保留件数、返送件数、残在庫数です。

「発送完了」が何を指すかもそろえておきます。倉庫から出した時点、配送会社へ渡した時点、当選者への配達を確認した時点では、報告範囲が異なるためです。

不在返品と再発送を処理する

長期不在や住所不備で賞品が戻った後は、返送理由を記録し、事前に決めたルールに沿って住所確認や再発送へ進みます。

倉庫では返送品の外装と中身を確かめ、当選者管理番号、返送日、返送理由を事務局へ共有します。その後、事務局が当選者へ住所を確認し、主催企業が再発送を認めたら、倉庫が再梱包して送り直す流れです。

再発送の回数、当選者からの回答期限、再送料、食品など再利用しにくい賞品の扱いに、業界共通のルールはありません。キャンペーン規約と自社の運用方針に合わせ、発送前に決めます。

キャンペーン景品の発送が通常の発送代行と異なる理由

キャンペーン景品の発送では、通販の注文データではなく、抽選後に確定した当選者データを使います。さらに、当選連絡、発送元名義、返送後の判断が事務局業務とつながる点も、通常のEC発送との違いです。

違いを先に整理しておくと、単に荷物を送れる会社ではなく、キャンペーンの運用まで支えられる会社かを判断できます。

比較項目	通常のEC発送	キャンペーン景品発送
発送の起点	購入者からの注文	抽選と当選者の確定
出荷指示	注文商品と数量	当選した賞と賞品コード
発送時期	注文ごとに発生	抽選後の期間に集中
発送前の連絡	注文確認、出荷通知	当選連絡、送付先情報の取得
返送後の判断	購入者への案内	再発送、当選辞退などの判断

発送作業だけを物流会社へ任せる方法もあります。返送後の住所確認や当選者からの問い合わせまで必要なら、事務局との連携方法も比較対象です。

受注データではなく当選者データを使用する

キャンペーン発送では、抽選結果から作った発送対象者リストが出荷指示になります。

応募者全員のデータを倉庫へ渡すのではなく、発送が確定した当選者だけを抽出し、氏名、住所、賞区分など必要な項目に絞ります。当選後に送付先を入力してもらうキャンペーンでは、回答期限を過ぎるまで発送対象者が確定しません。

抽選直後の仮リストと発送確定版が混在すると、辞退者へ送ったり、修正前の住所を使ったりする原因になります。ファイル名に版番号と確定日を入れ、実際に発送へ使うデータを1つに絞ります。

複数の賞品を短期間で送り分ける

キャンペーンでは、抽選終了後の限られた期間に、賞ごとに異なる荷物をまとめて発送します。

A賞とB賞で賞品、箱、同封物が違えば、発送件数が同じでも作業は増えます。短期間に出荷が集中する案件では、倉庫の作業人数や梱包資材の確保も欠かせません。

入庫日、当選者データの確定日、梱包開始日、発送開始日を時系列で並べます。賞品とデータのどちらか一方しかそろっていないと作業が止まってしまうため、希望する発送日だけでなく、各工程の締切も共有します。

当選連絡と発送名義をそろえる

当選通知で案内したキャンペーン名と、送り状に表示する発送元名義、問い合わせ先はそろえておきます。

当選通知には主催企業名が書かれているのに、荷物へ見覚えのない倉庫名だけが表示されていると、受取人はキャンペーン賞品だと判断しにくくなります。送り状に使う名称、返送先、問い合わせ先を委託先と確認し、当選通知との食い違いをなくします。

発送通知を送る場合は、誰が通知するのか、いつ送るのか、配送会社や追跡番号まで案内するのかを決めます。事務局が通知するなら、物流会社から発送データを受け取る期限も必要です。

返送後の対応が事務局業務と連動する

返送された賞品を再発送するかどうかは、物流会社だけでは決められません。

倉庫は返送品を受け取り、外装や中身を確認できます。一方、新しい住所の確認、再発送の可否、当選辞退として扱うかといった判断には、事務局や主催企業が関わります。

事務局と物流会社を分ける場合は、返送が発生したとき、当選者から回答が届いたとき、再発送を指示するときの連絡先を決めます。1社へまとめて任せる場合も、最終判断を誰が下すのかは分けて考えます。

当選者確定から発送完了までの流れ

当選者が決まった後は、発送対象者の確定、住所確認、賞品照合、梱包見本の承認、本発送、返送処理、完了報告の順に進めます。

担当者が管理する主な工程は次のとおりです。

• 当選者と賞品の割り当てを確定する
• 発送に必要な住所情報を整える
• 当選者管理番号と賞品コードをひも付ける
• 梱包見本と送り状を確認する
• 本発送を行い、配送状況を把握する
• 返送品と再発送を処理する
• 残在庫と個人データの扱いを確認する

どの工程で自社の承認が必要になるかまで決めると、担当者の判断待ちで作業が止まりにくくなります。

当選者リストと賞品の割り当てを確定する

発送会社へデータを渡す前に、誰へ何を送るかを1件ずつ確定します。

発送用リストでは、当選者管理番号、賞区分、賞品コード、住所取得状況、発送可否を1行にまとめます。当選を辞退した方や住所未回答の方は発送確定リストへ含めず、抽選結果を残す元データと、倉庫へ渡す発送用データも分けます。

最後に、賞ごとの発送対象者数と在庫数を照合します。予備賞品がある場合は、本発送用とは別の数量として管理します。

住所の不足や表記ゆれを確認する

郵便番号、番地、建物名、部屋番号など、配送に必要な住所情報を発送前に整えます。

例えば、町名までしか入力されておらず番地がない場合、倉庫側で推測して補うことはできません。事務局から当選者へ連絡し、正しい住所を確認します。郵便番号と住所の不一致、マンション名や部屋番号の不足、送り状システムで扱えない文字も確認対象です。

修正後は確定版を1つにまとめ、古いファイルを発送に使わないよう版番号を更新します。

当選者データと賞品コードを照合する

氏名だけに頼らず、当選者管理番号と賞品コードをひも付けて送り間違いを防ぎます。

例えば、当選者ID「A001」に賞品コード「PRZ-A」を割り当てたら、ピッキング、梱包、送り状確認の各工程で同じ組み合わせを見ます。色やサイズが複数ある場合は、コードに加えて商品名や写真を作業指示へ載せると判別しやすくなります。

照合方法は、バーコード、システム、複数人での確認など会社によって違います。特定の方法だけを求めるより、どの工程で取り違えを見つける仕組みになっているかを確かめます。

梱包サンプルと送り状を確認する

大量発送を始める前に、実際の賞品と同封物を入れた完成見本と送り状を確認します。

見る項目は、箱や袋の大きさ、緩衝材、賞品の向き、同封物の種類と順番、封の方法、発送元名義、返送先です。ラッピング、リボン、メッセージカードを使う場合も、完成した状態を見て判断します。

A賞とB賞で仕様が違うなら、それぞれ見本を用意します。本作業が始まってから内容を変えると、資材や作業手順の差し替えが必要になるため、最終確認を行う担当者と期限を決めます。

本発送を行い配送状況を管理する

確認済みの当選者データと梱包仕様を使い、出荷済み、未発送、配送中の件数を管理番号ごとに把握します。

複数日に分けて出荷するなら、どの当選者まで発送したかを日ごとに記録します。追跡番号がある配送方法では、当選者管理番号と対応させておくと、事務局から配送状況を調べられます。

倉庫から出した時点と、当選者へ届いた時点は同じではありません。委託先から受ける報告が出荷実績までなのか、配達完了まで含むのかを契約前に確かめます。

返送品と残在庫を確認して完了報告を受ける

発送業務は、倉庫から荷物を出した時点では終わりません。返送品、再発送、残在庫、個人データの処理まで確認して完了とします。

完了報告では、発送対象数、出荷数、未発送数、返送数、再発送数、残在庫数を並べます。数字が合わないときは、不良品、発送保留、返送中、予備在庫など、差が出た理由を確認します。

残った賞品を自社へ戻すのか、一定期間保管するのかも決めます。個人データの返却や削除は、不在返品や再発送の対応が終わった後に行います。

委託前に決める景品発送の条件

見積もりを依頼する前に、賞品、数量、日程、梱包、配送、返品の条件をそろえます。同じ500件でも、小型ノベルティを1種類送る案件と、冷蔵食品や家電を複数種類送り分ける案件では、倉庫作業も配送方法も異なるためです。

料金の内訳は、発送代行の料金相場と費用内訳を確認するで扱っています。ここでは、発送実務の条件に絞ります。

賞品の種類と数量とサイズを整理する

賞品名、賞ごとの数量、サイズ、重量、温度帯を一覧にして代行会社へ伝えます。

「A賞100個」だけでは、必要な倉庫スペースや配送方法を判断できません。商品外箱の大きさ、梱包後の外寸、1個あたりの重さ、メーカーから届く箱数まで分かると、見積もりの前提がそろいます。

複数商品をセットにするなら、構成品ごとの商品コードと数量も必要です。不良品交換や再発送に備えて予備賞品を持つ場合は、本発送分と分けて記載します。

入庫日と保管期間と発送日を決める

賞品の入庫から返送対応が終わるまでを、1本のスケジュールとして組みます。

入庫予定日、検品完了日、当選者データ確定日、梱包開始日、発送開始日、発送完了日、返送対応終了日を順に並べます。賞品が届いていてもデータが未確定なら発送できず、反対にデータだけそろっても、賞品や資材が届いていなければ作業は始まりません。

希望発送日だけを伝えるのではなく、各工程をいつまでに確定するかを代行会社と共有します。

梱包方法と同封物を決める

箱や袋の種類、緩衝材、当選通知書や説明書などの同封物を賞ごとに決めます。

例えば、A賞には賞品、当選通知書、取扱説明書を入れ、B賞には賞品、当選通知書、注意事項を入れるなら、賞別の構成表が必要です。チラシ、メッセージカード、のし、ラッピングを使う場合は、資材を自社で支給するのか、代行会社が用意するのかもそろえます。

同封物の版が途中で変わるときは、古い版をいつ回収し、新しい版へ切り替えるかまで伝えます。

発送名義と発送通知の方法を決める

送り状の発送元名義と、当選者へ案内するキャンペーン名、問い合わせ先をそろえます。

発送元には、主催企業名、ブランド名、キャンペーン事務局名などを使えます。ただし、表示できる文字数や返送先は委託先の仕様によって変わるため、完成した送り状で確認します。

発送通知を行うなら、主催企業、事務局、代行会社のうち誰が送るのかを決めます。通知する時期、発送予定日、配送会社、追跡番号をどこまで知らせるかも同時にそろえます。

追跡の有無と配送方法を決める

配送方法は価格だけで決めず、追跡、受け渡し方法、温度帯、サイズ、補償条件を合わせて見ます。

小型ノベルティなら郵便受けへ投函する方法も選べます。金券や高額賞品では、追跡できる方法や対面で受け取る条件が判断材料です。食品は常温、冷蔵、冷凍を区別し、大型家電や家具では通常の宅配便で扱えるかを確かめます。

配送会社を先に決めるのではなく、賞品の性質と当選者への渡し方を整理してから候補を絞ります。

不在返品と再発送のルールを決める

住所不備、長期不在、受取辞退、破損が起きたときの進め方を発送前に決めます。

必要なのは、返送が発生した際の報告先、当選者へ連絡する担当、回答期限、再発送の可否、再送料、返送品の保管期間です。食品や期限のある賞品では、戻ってきた品を再発送できる条件も決めます。

返送品の受け取りだけを依頼するのか、当選者への連絡や再発送まで任せるのかを分けておくと、見積もりに含まれる範囲を比べやすくなります。

賞品の種類ごとに確認する取扱条件

食品、金券、精密機器、大型品では、同じ発送会社でも保管、梱包、配送の対応範囲が変わります。景品発送へ対応しているかだけでなく、実際に送る賞品を扱えるかを確認します。

賞品ごとの主な確認事項は次のとおりです。

賞品	保管時に見る点	発送時に見る点
食品	温度帯、賞味期限、外装	冷蔵や冷凍、返送後の扱い
金券、高額賞品	数量、管理番号、保管場所	追跡、受け渡し、補償条件
壊れ物、精密機器	外装、付属品、製造番号	緩衝材、破損時の交換
大型賞品	保管スペース、搬入条件	サイズ、重量、日時調整
複数賞品のセット	構成品、予備在庫	組み合わせ、同封物、照合

対応可否は、会社ごとの設備や提携先によって異なります。見積もり前に賞品情報を渡し、保管場所と配送方法まで確かめます。

食品は温度帯と賞味期限を確認する

食品は、常温、冷蔵、冷凍の区分と、発送時点で必要な賞味期限をあらかじめ決めます。

入庫時には数量だけでなく、期限、外装破損、温度管理の状態をどこまで見るかを共有します。複数メーカーの商品をセットにする場合、賞味期限がそろわないこともあるため、出荷に使える期限の基準が必要です。

冷蔵や冷凍に対応する会社でも、提携倉庫を使うケースがあります。どの拠点で保管、セット組み、出荷を行うのかを確かめ、長期不在で戻った食品を再発送するかどうかも事前に決めます。

金券や高額賞品は保管と受け渡し方法を確認する

金券や高額賞品は、保管時の数量管理と、発送後に追跡できる受け渡し方法を確認します。

金券なら枚数、券種、管理番号を記録し、入出庫できる担当者を限定します。高額な家電や記念品も、通常のノベルティより細かな在庫管理が必要です。

施錠できる保管区域、入出庫履歴、棚卸方法、追跡番号、受け渡し方法、補償条件を委託先へ聞きます。「高額賞品」に共通の金額基準はないため、自社が厳格な管理を求める賞品を個別に指定します。

壊れ物や精密機器は梱包方法を確認する

壊れ物や精密機器は、箱の中で賞品を固定できる梱包と、破損したときの交換手順を決めます。

メーカーの外箱だけで送るのか、配送用の箱へ入れるのかによって、必要な資材と作業が変わります。緩衝材の種類や量、賞品の向きは完成見本で確かめます。

付属品や保証書がある場合は、同封漏れも確認対象です。製造番号やシリアル番号を管理するなら、どの当選者へどの製品を送ったかも記録します。破損の連絡を受けたときに、写真を見る担当、返送先、交換品の出庫方法まで決めておくと、対応が滞りません。

大型賞品は配送可能なサイズを確認する

大型賞品では、倉庫で保管できるか、利用する配送サービスで扱えるかを発注前に確認します。

家具や大型家電は、倉庫へ入庫できても通常の宅配便では送れないことがあります。重量、外寸、搬入経路、階段作業、配送日時の調整が必要かを伝えます。

メーカー直送を使う場合は、当選者データを誰がメーカーへ渡すのか、発送結果をどのように事務局へ戻すのかも決めます。返送された際の保管場所と再配送の手配範囲まで見ておくと、発送後に行き先が決まらず困る事態を避けられます。

複数賞品のセットは組み合わせを確認する

複数の商品を1箱へ入れる場合は、セットごとの構成品と数量を一覧にします。

例えば、A賞セットへタンブラー1個、食品2個、当選通知書1枚を入れるなら、それぞれに商品コードを付けます。構成品の1つが不足したとき、そろっているセットだけを作るのか、作業全体を止めるのかも決めておきます。

梱包後は中身を見られないため、ピッキング時、セット組み時、封をする前のどこで照合するかを代行会社へ確認します。

当選者データと個人情報を安全に受け渡す方法

発送会社へ渡す個人データは、発送に必要な項目へ絞ります。ここでいう個人データは、当選者リストなど、検索できる形で整理された個人情報です。契約と作業手順には、安全な受け渡し、閲覧できる人の制限、再委託先の管理、終了後の削除まで含めます。

プライバシーマークやISMSの取得は比較材料になりますが、認証だけで安全性を判断せず、実際の管理方法を確かめます。

必要なデータ項目だけを共有する

発送会社へ共有するのは、発送に使う個人データだけです。

主な項目は、当選者管理番号、氏名、郵便番号、住所、賞品コードです。配送方法によって電話番号が必要なら加えますが、応募時のアンケート回答、購買履歴、分析用の属性などは外し、発送対象者と必要な列だけを抽出します。

必要のない情報を除くことで、委託先が扱う個人データの範囲を限定できます。

暗号化された方法でデータを受け渡す

当選者データの受け渡しには、代行会社と合意したファイル共有環境や、暗号化された通信経路を使うのが基本です。

メール本文へ氏名と住所の一覧を貼り付ける方法は避けます。指定された共有環境へファイルを置き、受け取った担当者と件数を確かめます。

ファイル名にはキャンペーン名、版番号、確定日を入れます。修正版を共有するときは、どのファイルが最新版かを伝え、旧版を使わないよう受領確認まで行います。

データを閲覧できる担当者を限定する

当選者データを見られる担当者と、閲覧できる範囲は必要最小限にします。

アカウントを共有せず、担当者ごとに権限を設定する運用が基本です。倉庫作業者が発送に不要な応募情報まで見られる状態も避けます。

管理対象は電子ファイルだけではありません。住所が印刷された送り状、作業リスト、返送品の伝票にも個人情報が含まれます。紙を保管する場所、作業後の回収方法、廃棄方法まで確認します。

再委託先への共有範囲を確認する

再委託とは、契約した代行会社が、倉庫作業やデータ処理の一部を別会社へ任せることです。再委託がある場合は、会社名、担当する作業、共有する個人データを確かめます。

再委託そのものを一律に避ける必要はありません。どの会社が、どの場所で、何のために個人データを扱うのかを、委託元が把握できることが判断基準です。

契約では、再委託前の報告や承認、再委託先の安全管理、事故が起きたときの連絡順を決めます。配送会社や提携倉庫など、関係する事業者ごとの役割も整理します。

発送後の返却と削除方法を決める

不着や再発送への対応が終わった後は、利用目的と契約に沿って個人データを返却または削除します。

対象は、最初に渡したExcelやCSVだけではありません。委託先のシステム、作業用ファイル、送り状、紙の作業リストなど、情報が残る場所を洗い出します。

削除する時期と方法を決め、必要に応じて削除記録や証明書を受け取ります。保管期間は一律に決めず、返送対応、契約、社内規程を踏まえて設定します。

発送前後で自社と代行会社の担当を分ける

発送を外注しても、当選者や代替品などの最終判断は自社に残ります。主催企業、キャンペーン事務局、発送代行会社が、何を決め、どの作業を担うのかを分けておくと、例外が起きても連絡先に迷いません。

役割分担の一例は次のとおりです。

項目	主催企業	キャンペーン事務局	発送代行会社
当選者確定	最終承認	リストを整理	確定データを受け取る
当選者への連絡	方針を決める	当選通知、住所確認	発送情報を共有する
梱包と発送	仕様を確認する	進捗を把握する	検品、梱包、出荷を担う
住所不備	再発送を判断する	当選者へ確認する	返送理由を報告する
破損、賞品不足	代替品を決める	情報をまとめる	作業を止めて報告する
完了	報告を確認する	結果をまとめる	発送実績を提出する

1社が事務局と物流の両方を担う設計もあります。その場合も、最終判断を行う人と、自社の承認が必要になる場面は決めておきます。

委託範囲全体の考え方は、キャンペーン事務局を外注する業務の分け方を確認するで確認できます。

自社は当選者と賞品の最終判断を行う

主催企業は、誰を発送対象とするか、どの賞品を送るか、例外が起きたときにどう進めるかを最終的に判断します。

当選者の確定、賞品変更、代替品、再発送、当選辞退は、キャンペーン規約やブランド方針に関わる項目です。発送代行会社から賞品不足や破損の連絡を受けた際も、予備品を使うのか、発送を延期するのかは自社で決めます。

個人データの取扱いを委託しても、委託元には委託先を適切に監督する役割が残ります。

代行会社は物流作業と発送結果を管理する

発送代行会社は、確定した指示をもとに、入庫から発送、返送品の管理までを担います。

主な作業は、検品、保管、ピッキング、セット組み、梱包、宛名作成、出荷、追跡番号の管理、返送品の受領、残在庫の確認です。会社によっては、賞品調達、ギフト包装、問い合わせ、再発送まで扱います。

実際に任せられるのは、見積書や作業内容に含まれた工程です。作業名だけでなく、どの状態から受け取り、どこまで終えたら完了とするのかを確かめます。

事務局は当選者への連絡と問い合わせに対応する

事務局を設ける場合は、当選連絡、住所確認、発送状況の問い合わせを物流会社と連携して処理します。

問い合わせには、発送予定日、住所変更、未着、破損、賞品内容の確認などがあります。事務局が回答するには、発送日、配送会社、追跡番号、返送状況を調べられる状態が必要です。

物流会社と事務局を分けるなら、情報を照会する方法と回答までの期限を決めます。当選者への連絡から賞品発送までの全体像は、懸賞事務局の業務の流れを確認するで確認できます。

例外対応の判断者と連絡経路を決める

賞品不足、住所不備、破損、誤発送などの例外ごとに、最初の報告先と最終判断者を決めます。

例えば、倉庫で賞品の破損が見つかった場合は、いったん作業を止めて事務局へ報告します。主催企業が予備品の使用を認めた後、倉庫が出荷を再開する流れです。

個人データの漏えいなどが起きたときに備え、委託先から自社への緊急連絡先も決めます。通常の作業手順だけでなく、異常を見つけた際に作業を止める条件と、連絡の順番まで共有します。

景品発送に対応するキャンペーン事務局代行を比較

景品発送代行は、発送できる件数だけでなく、扱える賞品、調達の有無、検品と保管、個人情報管理、不在返品、問い合わせとの連携まで含めて比べます。

同じ「景品発送対応」でも、賞品の調達から任せられる会社、自社倉庫を使う会社、外部倉庫と連携する会社では運営体制が違います。まず、賞品の種類と数量、入庫日、発送予定日、梱包方法、当選者データの管理条件、返送後に任せたい範囲を整理します。

そのうえで複数社へ同じ条件を伝えると、必要な作業が見積もりに含まれているかを見比べやすくなります。キャンペーン事務局代行 徹底比較ガイドの比較表では、各社の対応業務や運用体制を確認できます。

キャンペーン事務局代行6社の対応範囲を比較する

出典

• 株式会社ミズ・バラエティー「プレミアム物流（景品等発送代行）サービス」 確認日 2026年8月31日
• 株式会社ディー・エム広告社「景品配送」 確認日 2026年8月31日
• ジェイエスフィット株式会社「景品・商品の発送代行サービス」 確認日 2026年8月31日
• 景品ゲットクラブ「キャンペーン業務代行」 確認日 2026年8月31日
• SmartPR「コンテスト・キャンペーン向けSmartPR×事務局代行」 確認日 2026年8月31日
• ビジネスベース「商品・景品検品代行サービス」 確認日 2026年8月31日
• ギフトマイスター「ノベルティ×代行発送」 確認日 2026年8月31日
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」 確認日 2026年8月31日