懸賞事務局とは？業務内容と代行会社の選び方をわかりやすく解説

プレゼント企画や抽選キャンペーンを実施するとき、応募受付から抽選、当選連絡、賞品発送、問い合わせ対応、個人情報管理まで、想定外に多くの実務が発生します。

懸賞事務局とは、応募受付や問い合わせ、抽選、賞品の届け方などを管理する運営窓口です。自社で設置する方法と、必要な業務を専門会社へ委託する方法があります。外注する場合も、応募条件や例外対応を承認する社内担当者は必要です。

この記事では、懸賞事務局の定義と業務内容、懸賞の種類ごとに異なる対応、景品表示法や個人情報管理で注意すべき点、代行会社に依頼する判断基準と選び方まで、販促担当者が意思決定できる情報をまとめています。

 

懸賞事務局とは

懸賞キャンペーンで発生する業務を管理する窓口

懸賞事務局は、応募受付、応募条件の確認、問い合わせ対応、抽選、当選者管理、賞品発送、実施報告などを担います。応募者にとっての問い合わせ先であると同時に、主催企業が運営状況を把握するための窓口でもあります。

ただし、すべての事務局が企画から終了後の処理までを担当するわけではありません。企画内容と委託契約に応じて、担当する工程・作業期限・主催企業への確認事項を決めます。

キャンペーン事務局との違い

キャンペーン事務局は、販促キャンペーン全般の運営窓口を指します。割引、クーポン、SNS投稿促進、イベント、会員登録促進など幅広い施策が含まれます。

懸賞事務局は、そのうち抽選などで当選者を決める企画の運営を指して使われます。抽選対象の確定や当選者対応が重要ですが、景品表示法や個人情報への対応は、懸賞以外のキャンペーンでも必要になる場合があります。名称より、実際の応募条件と運営業務を確認しましょう。

キャンペーン事務局代行全般については、別記事で詳しく解説しています。

懸賞事務局が必要になるケース

例えば、次のような企画では、応募受付から当選者への対応までを管理する担当を決めておきます。

• 新商品発売に合わせた抽選プレゼント
• 商品購入者を対象にしたレシート応募の抽選
• はがき・Webフォーム・SNSで受け付ける懸賞

全員プレゼントやキャッシュバックでも、受付・問い合わせ・発送などの事務局業務は発生します。ただし、これらをすべて法律上の「懸賞」と扱うことはできません。抽選の有無や取引との関係を分けて確認します。

懸賞事務局が担当する主な業務

懸賞事務局の業務は、事前準備、応募受付期間中の運営、応募締切後の抽選・発送・レポートという流れで進みます。懸賞では特に、抽選対象の確定と当選後の対応までをつなげて設計することが重要です。「自社でやるとどれだけ大変か」「外注すると何を任せられるか」を判断するために、各業務の内容を確認してください。

応募条件と実施スケジュールの整理

懸賞を開始する前に、誰が応募できるのか、対象商品は何か、応募期間、抽選日、当選者への連絡時期、賞品発送の期限を明確にします。購入者限定の場合は、購入期間、対象店舗、対象商品、レシートの条件も整理が必要です。

この段階で曖昧なまま進めると、応募者からの問い合わせ増加や当選無効トラブルに直結します。スケジュール表と運営マニュアルをセットで作成することで、その後の工程がスムーズに進みます。

応募受付と応募データの管理

はがき、Webフォーム、レシート画像、店頭、SNSなど、応募方法に応じて受付方法を設計します。応募口数や購入情報のほか、氏名・連絡先・住所のうち、どの情報をどの段階で取得する必要があるかを決めます。賞品発送用の住所を当選者からのみ取得する設計も考えられます。

はがきの入力範囲やWebフォームの出力項目をそろえ、複数媒体を使う場合は応募者・応募口数をどう照合するか確認します。OCRは画像の文字を読み取る補助手段であり、必須ではありません。利用する場合も、判読できない画像や読み取り誤りを確認する担当を決めます。

問い合わせ窓口の設置

懸賞キャンペーンでは、応募方法、対象商品、応募条件、抽選結果、賞品発送時期、不備対応などに関する問い合わせが発生します。電話、メール、問い合わせフォーム、チャットなどの窓口を用意し、回答マニュアルに沿って対応します。

応募条件が複雑な場合は、よくある質問と回答を事前に整理すると、回答のばらつきを抑えやすくなります。窓口の受付時間、一次回答の目安、主催企業に判断を求める内容も決めておきましょう。問い合わせ対応の品質は企業イメージに直結するため、対応履歴の管理とエスカレーションルールの整備が必要です。

応募条件の確認と不備対応

応募者が条件を満たしているかを確認します。購入者限定の場合、対象商品を購入しているか、レシートの日付や店舗が条件に合っているか、必要事項が正しく記入されているかをチェックします。

はがき応募では記入漏れ、住所不備、重複応募が起きやすく、Web応募では入力ミスや画像不鮮明が発生します。不備がある場合に無効とするのか、応募者へ確認するのかは、応募規約で事前に決めておく必要があります。対応基準が曖昧だと、担当者の判断がぶれ、対応品質にムラが出ます。

抽選と当選者リストの作成

抽選対象の確定方法、応募口数の数え方、重複当選の扱いを開始前に決め、告知内容に沿って当選者を選びます。募集後に、告知と異なる条件で特定の年代や地域を優遇するような運用は避けます。

消費者庁は、抽選手順そのものは景品表示法で規定していない一方、告知と異なる方法での選定は適切でなく、告知した当選者数に満たない場合などは不当表示のおそれがあると説明しています。詳細は消費者庁「一般懸賞について」Q87を確認してください。

運用上は、対象データの確定版、除外理由、抽選日時・方法、確認者、当選者数を記録しておくと、主催企業への報告や問い合わせ時に経緯を追えます。当選者リストの閲覧・受け渡し権限も限定します。

当選連絡と賞品発送

当選連絡には、メール、電話、SNSのDM、発送をもって発表など複数の方法があります。応募方法や賞品内容に応じて適切な連絡方法を選び、住所確認が必要な場合は個人情報入力フォームを別途用意します。

賞品発送では、発送データの作成、宛名確認、梱包、同封物、配送会社の選定、発送状況の管理、不在や住所不備への対応が必要になります。賞品の入れ間違いや誤発送はクレームに直結するため、ダブルチェック体制を整えることが重要です。

実施後のレポート作成

懸賞は商品の発送完了で終わりではありません。応募数、応募者属性、応募経路、問い合わせ件数、無効応募数、当選者数、発送完了数を集計し、次回施策に活かします。

レシート応募では、取得項目と利用目的の範囲に応じて、購入店舗や購入金額などを集計できます。ただし、応募者のデータだけで顧客全体の購買傾向や売上への貢献を断定しないようにします。終了時には、未解決の問い合わせ、返送品、データ・紙資料の返却や廃棄まで確認します。

懸賞の種類別に変わる事務局対応

懸賞の形式によって、事務局が担う業務の内容と負荷は大きく変わります。オープン懸賞とクローズド懸賞、応募方法の違いによって、確認が必要な項目、発生しやすいトラブル、必要なスキルセットが異なります。自社が実施する懸賞の形式に合った事務局体制を設計するために、各形式の特徴を確認してください。

オープン懸賞の場合

商品購入や来店などを条件とせず、広く応募を募る、取引に付随しない懸賞です。この場合は景品規制の対象外ですが、個別の企画が取引に付随していないかの確認は必要です。

購入証明の確認がなくても、応募ルール、問い合わせ対応、当選者への連絡や賞品の提供方法を設計します。例えばデジタルギフトなら物品の梱包・配送とは異なり、配信先の確認や未受領への対応を決めます。

購入者限定のクローズド懸賞の場合

商品購入などを条件に応募を受け付ける企画では、対象商品・購入期間・店舗・必要口数の確認が中心になります。購入が不要でも来店を条件とするなど、取引に付随する懸賞には景品規制が適用されます。

一方、無料の会員登録を求めるだけで、必ず取引に付随するとは限りません。企画名だけで区分せず、消費者庁の一般懸賞FAQ（Q15など）と具体的な応募条件を照合してください。

レシート応募型の懸賞の場合

レシート応募型では、応募者が対象商品の購入レシートを撮影し、WebフォームやLINEなどから送信します。事務局ではレシート画像の確認、購入日、購入店舗、対象商品、購入金額、重複利用の有無をチェックします。

応募数が多い場合は、OCRの導入と目視確認の組み合わせを検討できます。読み取り対象の項目と、不鮮明・例外画像の処理方法を確認しましょう。レシート画像が不鮮明な場合や対象商品が確認できない場合の扱いも応募規約で決めておく必要があります。確認基準が曖昧だと、担当者間の判断がばらつき、応募者対応でトラブルになります。

はがき応募型の懸賞の場合

はがき応募型では、はがきの受取、仕分け、記入不備・応募要件の確認、保管、抽選、必要な情報のデータ化などを行います。封書も受け付ける場合は開封作業も発生します。紙で個人情報を扱うため、保管場所や作業場所のセキュリティも重要です。

住所や氏名の表記ゆれ、読みにくい文字、記入漏れが発生しやすいため、入力ルールとチェック体制を整えます。応募締切が必着か消印有効か、受付先での受領から抽選まで何日確保できるかも確認します。入力対象を全応募者にするか当選者に限定できるかなど、企画に合った手順で工数を見積もりましょう。

Web応募型の懸賞の場合

Web応募型は、応募フォームから必要情報を入力してもらう形式です。応募者にとって手軽で、データ化しやすく、入力補助や必須項目設定により不備を減らせます。

事務局では、フォーム設計、応募データの取得、重複応募確認、個人情報管理、抽選データ作成を行います。レシートアップロードやアンケート項目を組み合わせることもできます。入力項目が多すぎると応募途中の離脱につながるため、取得する情報は必要最低限に絞ります。

応募者全員プレゼントの場合

条件を満たした全員に同じ賞品を提供する方式では、当選者を選ぶ抽選はありません。応募要件確認、応募者データ管理、賞品在庫管理、発送件数の管理、不備対応の比重が高くなります。

応募数が想定を超えると賞品不足や発送遅延が起きるため、事前の数量見込みは欠かせません。不備がある応募者へ連絡するのか、無効とするのかも応募規約で決めておきます。在庫管理と発送管理を同時に動かす運営体制が求められる点で、抽選型とは異なる準備が必要です。

懸賞事務局で注意すべき法律とルール

懸賞の運営には、景品表示法、個人情報保護法、応募規約の整備、不正応募対応など、実務担当者が押さえておくべき法律上のルールがあります。違反や管理不備は企業の信用低下に直結するため、企画段階から確認を徹底してください。法律に関する情報は最新情報を消費者庁などの公的機関で確認することを前提に、実務上のポイントを整理します。

景品表示法で確認すべき景品の上限

まず、景品の提供が取引に付随するか、抽選等で受取人や景品の価額を決めるかを確認します。一般懸賞は最高額・総額の両方、総付景品は取引価額に応じた最高額など、区分によって確認する基準が異なります。

区分	基本的な整理	見落としやすい点
一般懸賞	取引に付随し、抽選等で景品を提供	購入だけでなく来店条件なども確認
共同懸賞	地域・商店街等で所定の要件を満たす共同実施	複数社の共催だけで該当するわけではない
総付景品	取引に付随し、懸賞によらず景品を提供	全員配布でも景品の価額が抽選で変わる場合等は別途確認
オープン懸賞	購入・来店等を条件とせず、取引に付随しない懸賞	景品規制の対象外か、実際の条件で判断

金額・数量を確定する前に、消費者庁「景品規制の概要」で上限と業種別のルールを確認します。共同実施は共同懸賞FAQ（Q105など）も参照してください。個別の企画への適用は、条件をそろえて社内法務や専門家に確認しましょう。

個人情報保護で必要な管理体制

取得する情報と利用目的を整理し、必要な範囲だけを収集します。応募フォームなどで本人から書面等により直接個人情報を取得する場合は、原則として事前に利用目的を明示します。当選連絡・発送以外の広告案内等にも使う場合は、その目的も分けて確認してください。参照：個人情報保護委員会FAQ Q4-17。

個人データの取扱いを委託する主催企業には、委託先に対する必要かつ適切な監督が求められます。作業場所、アクセス権限、再委託先、事故時の報告、終了時の返却・廃棄とその確認方法を契約・運用の両面で整理します。参照：個人情報保護委員会「通則編」3-4-4。

応募規約に入れるべき項目

応募規約は、懸賞事務局の運営全体の基準になります。企画に応じて、少なくとも次の項目に不足がないか確認しましょう。

• 応募期間
• 応募資格と対象商品
• 応募方法と応募条件
• 当選人数と賞品内容
• 抽選方法と当選発表方法
• 賞品発送時期
• 当選無効となる条件
• 個人情報の利用目的
• 問い合わせ先

特にレシート不備、重複応募、不正応募、当選者と連絡が取れない場合、賞品の返品・交換、発送先不備はトラブルになりやすい項目です。規約が曖昧なまま運営を始めると、対応の判断がぶれ、応募者からのクレームを増やす原因になります。

不正応募や重複応募への対応

複数応募や同一レシートの使用が無効かどうかは、応募回数・応募口数などのルールによります。懸賞専用アカウントというだけで、不正応募と断定することはできません。

重複や条件違反が疑われる応募は、応募規約と確認できた事実に照らして判定します。同じ住所・電話番号だけで同一人物と決めつけず、家族応募など規約で認めるケースも考慮します。判断が難しい場合の主催企業への確認手順と、無効にした根拠を残しておきましょう。

当選辞退や繰り上げ当選の扱い

当選者と連絡が取れない、住所不備で賞品が届かない、当選者が辞退する、体験型賞品で参加できないなど、当選後にトラブルが発生するケースがあります。繰り上げ当選を行うのか、再抽選するのか、当選無効とするのかを応募規約で事前に決めておきます。

旅行やイベントなど体験型の賞品では、参加意思確認が特に重要です。事務局では連絡期限、連絡方法、対応履歴、繰り上げ手順を管理します。事前にフローを設計しておくことで、当選後のトラブル対応を迅速に進められます。

懸賞事務局を自社で運営する場合の課題

自社で懸賞事務局を運営することは不可能ではありませんが、応募数が増えるほど、また抽選や個人情報管理の精度が求められるほど、社内リソースでの対応は難しくなります。

実務上の負担を把握したうえで、外注判断の材料にしてください。

応募数が増えるほど作業負担が大きくなる

懸賞は応募ハードルが低いほど応募数が増えやすく、応募受付、データ入力、要件確認、不備対応、問い合わせ対応の負担が一気に増えます。はがき応募やレシート応募は人手による確認が必要になるケースが多く、対応可否は件数だけで決まりません。1件あたりの確認時間、担当者数、処理できる時間、締切までの日数から、通常業務と並行できるか見積もります。

想定応募数を甘く見積もると、締切後の抽選や発送スケジュールにも影響が出ます。事前に多めの応募数を想定した体制設計が必要です。

抽選や発送で人的ミスが起きやすい

抽選対象者の抽出ミス、重複当選、当選者リストの誤り、住所入力ミス、賞品の入れ間違い、発送漏れなど、懸賞事務局には人的ミスが起こりやすい業務が集中しています。ミスが発生すると、応募者からのクレーム、SNSでの拡散、企業イメージ低下につながります。

自社運営の場合は、ダブルチェック体制、作業マニュアル、発送管理表、抽選ログの整備が必要です。代行会社に任せる場合も、チェック体制を事前に確認してください。

問い合わせ対応が通常業務を圧迫しやすい

応募方法、対象商品、レシート不備、抽選結果、賞品発送時期などに関する問い合わせは、キャンペーン期間中に集中して発生します。社内担当者が通常業務と兼任すると、回答遅延や対応品質のばらつきが起きやすくなります。

問い合わせ対応が遅れると、応募者の不満と企業への不信感につながります。FAQ整備と対応ルールの事前設計が必要で、問い合わせ件数が多い場合は外部のコールセンターや事務局代行の活用を検討します。

個人情報管理の責任が重くなる

懸賞では、応募者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、購入情報を扱うため、個人情報管理の責任は重くなります。社内で運営する場合、データの保存場所、アクセス権限、紙はがきの保管場所、担当者への教育、キャンペーン終了後の破棄方法まで整備が必要です。

外注する場合も、委託先の情報管理体制を確認し、契約上の責任範囲を明確にする必要があります。管理が不十分だと漏えいや紛失のリスクが残るため、体制設計には十分な時間をかけてください。

懸賞事務局を代行会社に依頼するメリット

代行会社に依頼することで、応募受付から発送まで専門体制に任せられます。ただし、代行会社によって対応できる範囲は大きく異なるため、メリットを理解したうえで後半の選び方と比較ページを参考にしてください。費用の詳細については、別記事「キャンペーン事務局代行の費用」で解説しています。

応募受付から発送まで一括で任せられる

代行会社によっては、応募受付、データ入力、問い合わせ、要件確認、抽選、当選連絡、賞品発送、レポート作成まで一括で対応できます。複数社に分けて依頼すると連携の手間が増えるため、窓口をまとめることで連携工数を抑えられる場合があります。ただし、すべての会社が全工程に対応しているわけではないため、依頼前に対応範囲を確認することが必要です。

抽選や当選連絡の正確性を高められる

類似企画の経験がある会社なら、応募条件確認から当選連絡までの手順を相談できます。ただし、委託だけで正確性が保証されるわけではありません。実際のチェック担当、例外処理、抽選記録のサンプル、処理量に応じた納期を確認することが大切です。

特に応募数が多い場合や複数賞品がある場合は、抽選と発送の管理が複雑になるため、専門会社のノウハウが役立ちます。公正な抽選記録を残せる点も、万一のトラブル対応において有効です。

個人情報の取り扱いを専門体制に任せられる

PマークやISMSを取得している会社、入退室管理や作業ログ管理を行っている会社であれば、個人情報を扱う懸賞事務局を任せやすくなります。応募データ、当選者情報、発送先情報は慎重に扱う必要があるため、社内に十分な管理体制がない場合は外部委託が有効です。

委託先を選ぶ際は、認証の有無だけでなく、実際の作業場所、データ管理方法、破棄方法、事故時の対応まで確認してください。

担当者が企画や販促施策に集中できる

懸賞事務局の実務を社内担当者が抱えると、応募受付や問い合わせ、発送管理に時間を取られ、企画設計、販促物制作、広告配信、効果検証に時間を使いにくくなります。代行会社に実務を任せることで、担当者はキャンペーンの目的達成に直結する業務に集中できます。

ただし、応募規約や告知物の承認、例外的な問い合わせへの判断、進捗確認は社内にも残ります。「作業を減らせる時間」と「委託先との確認に必要な時間」の両方を見込んで担当を配置しましょう。

応募データを次回施策に活用しやすくなる

代行会社によっては、応募数、応募者属性、購入店舗、購入日時、問い合わせ内容、無効応募数などをレポート化できます。レシート応募やWeb応募では、取得項目と利用目的を確認したうえで、集計結果を次回企画の検討に活かせます。

依頼時に必要なレポート項目・納品形式・提出日を決めます。追加の分析や次回提案が基本料金に含まれるかも確認すると、終了後に必要な資料が不足するのを防ぎやすくなります。

懸賞事務局代行会社を選ぶポイント

代行会社によって、対応できる工程、得意な応募形式、セキュリティ体制、実績の業界は大きく異なります。一般論ではなく、懸賞特有の業務に対応できるかという軸で判断することが重要です。以下のポイントを確認したうえで、比較ページを活用してください。

懸賞キャンペーンの運営実績があるか

単なる事務代行やコールセンター実績ではなく、懸賞キャンペーンの運営実績があるかを確認します。レシート応募、はがき応募、Web応募、応募者全員プレゼント、抽選型キャンペーンなど、自社が実施したい形式で、具体的にどの作業を担当した実績なのかを確認します。

実績数だけでなく、業種、応募規模、対応範囲、トラブル対応経験も確認してください。食品、日用品、小売、メーカーなど同業界の実績があれば、応募条件や景品設計の理解も期待できます。

景品表示法に配慮した提案ができるか

懸賞では景品表示法の確認が欠かせないため、代行会社が景品の上限や応募条件に配慮した提案ができるかが重要です。法律の最終判断は法務や専門家が行いますが、運営実務に慣れた会社であれば、景品金額、応募条件、規約作成時に注意点を指摘してくれます。

景品表示法への理解が浅い会社に任せると、企画段階でリスクを見落とす可能性があります。消費者庁の公式情報と合わせて確認しながら進める会社を選んでください。

応募受付から発送まで対応できるか

代行会社によって、対応できる範囲は大きく異なります。応募受付のみ、データ入力のみ、問い合わせのみ、発送のみの会社もあれば、企画から発送、レポートまで対応できる会社もあります。

自社がどこまで任せたいかを整理したうえで、対応範囲を確認してください。懸賞では応募受付、抽選、当選者管理、賞品発送がつながっているため、工程を分断すると連携ミスが起きやすくなります。比較表では工程別に対応可否を確認することを推奨します。

個人情報管理の認証や体制があるか

懸賞事務局では応募者と当選者の個人情報を扱うため、PマークやISMSなどの認証、作業場所のセキュリティ、アクセス権限、データ保管・破棄ルールを確認します。認証があれば必ず安全というわけではありませんが、管理体制を判断する材料になります。

認証の有効性と適用範囲を確認したうえで、紙の保管場所、Web応募の管理環境、発送先情報の受け渡し方法、再委託の有無まで具体的に確認してください。

はがきやWebやレシート応募に対応できるか

懸賞の応募方法によって必要な事務局スキルが異なります。はがき応募では開封、仕分け、入力、保管が必要で、Web応募ではフォーム設計やデータ出力が必要です。レシート応募では画像や対象商品、重複利用などを確認します。OCRを使うかどうかと、目視確認の範囲も相談しましょう。

代行会社によって得意・不得意があるため、自社の応募方法に対応できるかを必ず確認してください。SNS応募については別記事で詳しく解説しています。

トラブル時の対応範囲が明確か

懸賞では、応募不備、問い合わせ急増、当選者と連絡が取れない、住所不備、賞品未着、破損、不正応募などのトラブルが発生します。代行会社を選ぶ際は、どこまで対応してくれるのか、どの時点で主催企業へ報告するのか、追加費用が発生するのかを確認します。

契約前に責任範囲を曖昧にしたままにすると、トラブル発生時に対応が遅れます。「トラブル対応範囲」は、価格や実績と同等に重要な比較項目です。

懸賞事務局を依頼する前に準備すること

代行会社への問い合わせや見積もり依頼をする前に、自社側で整理しておくべき情報があります。準備が整っていると、代行会社から正確な見積もりを引き出しやすくなり、対応範囲の確認もスムーズに進みます。

懸賞の目的とターゲットを決める

懸賞を実施する目的を明確にします。新商品認知、購入促進、リピート促進、会員登録、来店促進、ファン化など、目的によって応募条件、景品、応募方法、事務局対応が変わります。

年齢だけで応募媒体を決めず、対象者が普段使う接点、店頭での案内方法、入力や郵送の負担、過去の応募状況から検討します。目的とターゲットが曖昧だと、代行会社も適切な体制や見積もりを提示しにくくなります。目的の明確化が事務局設計の出発点です。

景品内容と当選人数を整理する

景品の内容、数量、当選人数、発送方法、保管場所を整理します。景品が大きい、壊れやすい、冷蔵冷凍が必要、高額、体験型で日程調整が必要な場合は、事務局対応も複雑になります。当選人数が多いほど、当選連絡、発送データ作成、梱包、配送管理の負担が増えます。

景品内容によって景品表示法の確認も必要になるため、代行会社への相談前に仮案を用意してください。最終決定前に法務確認を入れることも推奨します。

応募方法と想定応募数を見積もる

はがき、Web、レシート、店頭など、どの応募方法を使うかを決めます。応募方法によって必要な作業と費用が変わるため、見積もり前に整理しておくことが重要です。

想定応募数は事務局体制と費用に大きく影響します。過去キャンペーンの実績、広告出稿量、対象商品の販売数、景品の魅力度などから概算を出します。応募数が不明な場合は、少なめと多めのパターンで見積もりを取ることで、体制と費用の幅を把握できます。

社内対応と外注対応の範囲を分ける

内製か外注かを工程ごとに一律の○×で決めるのではなく、主催企業の判断と代行会社の作業を分けます。次の表は分担を相談する際の例です。社内の体制と各社の対応範囲に合わせて調整してください。

工程	主催企業が決める・承認する事項	委託を相談できる作業
企画・応募規約	目的、予算、応募条件、法務確認	実施案・規約案・スケジュール案の作成
応募受付・不備確認	取得項目、判定基準、例外時の判断者	受付、入力、条件チェック、報告
問い合わせ	回答方針、承認が必要な内容	窓口運営、一次回答、対応履歴の共有
抽選・当選連絡	抽選ルール、人数、連絡期限	対象抽出、抽選作業、記録、通知
賞品発送・終了処理	賞品・納期、未着対応方針、保存・廃棄条件	保管・梱包・発送、未着確認、集計、返却・廃棄の報告

一括委託でも、社内承認者と緊急連絡先を決めておきます。分業する場合は、受け渡すデータ項目、受領確認、修正版の扱い、各工程の締切まで合意しておくと、担当範囲の抜けを見つけやすくなります。

複数社に同じ条件で見積もりを依頼する

代行会社を比較する際は、各社に同じ条件を伝えて見積もりを依頼します。条件が違うと、費用と対応範囲を正しく比較できません。伝えるべき情報は、実施期間、応募方法、想定応募数、当選者数、問い合わせ対応の有無、賞品発送の有無、レポートの必要性などです。

見積もりでは金額だけでなく、対応範囲、追加費用の発生条件、セキュリティ体制、実績、担当者の対応品質も比較してください。窓口の時間延長、応募数の超過、再発送、終了後の問い合わせなど、どの条件で追加料金になるかも確認します。委託費用だけでなく、社内の承認・連携工数を含めて判断してください。

当サイトでキャンペーン事務局代行を比較

当サイトでは、キャンペーン事務局代行会社を厳選し、対応範囲や強み、セキュリティ体制、費用感、対応できる応募方法など、担当者が気になる項目で比較しています。

懸賞事務局を依頼できる代行会社を比較するには、比較ページをご覧ください。